Eine auf Augenhöhe geführte Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerbern sollte integraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses sein. Häufig versäumen es Unternehmen jedoch, ihre Verpflichtungen in der Kommunikation zu erfüllen, was negative Auswirkungen auf die Bewerber und letztendlich auch auf das Unternehmen haben kann. Als Beraterin sind mir einige dieser Frustrationen bei den Kandidaten begegnet, und hier sind meine Vorschläge, wie diese zu vermeiden sind:
Im optimalen Szenario stellt der Bewerbungsprozess stets den Anfang einer Beziehung dar. Obwohl in menschlichen Interaktionen nicht immer alles reibungslos verläuft, führt eine vermehrte Ansammlung von Unstimmigkeiten während des Bewerbungsprozesses selten zu einem erfolgreichen Vertragsabschluss.
Von Bewerbern werden insbesondere intransparente Prozesse, erhebliche Verzögerungen bei Rückmeldungen und vage Informationen als äußerst unangenehm und frustrierend wahrgenommen. Das kommentarlose Abweichen von bereits getroffenen Zusagen stellt den Höhepunkt der Enttäuschungen, die Bewerber oft erleben. Ein Prozess wird beispielsweise als zweistufiges Gespräch angekündigt, doch folgen zusätzliche dritte oder vierte Gespräche, ohne eine klare Erklärung dafür, wann eine Entscheidung zu erwarten ist. Besonders bei begehrten Kandidatenprofilen könnte in dieser Zeitspanne bereits ein anderes attraktives Angebot kommen, und der betreffende Kandidat steht nicht mehr zur Verfügung.
1. Kommunizieren Sie Abläufe rechtzeitig und halten Sie sie ein.
Es ist von entscheidender Bedeutung, derartige Fehler bestmöglich zu verhindern. Außerdem ist ratsam, den Kandidaten von Anfang an einen klaren und gut strukturierten Recruiting-Prozess zu präsentieren.
- Welche Anzahl an Gesprächen ist vorgesehen?
- Welche Personen werden an den Gesprächen teilnehmen?
- Wie ist die voraussichtliche zeitliche Planung?
Feedback zu den Terminen sollte möglichst zeitnah erfolgen und einen verbindlichen Charakter haben. Selbstverständlich kann niemand vor unvorhersehbaren Ereignissen wie Krankheit oder anderen unerwarteten Umständen geschützt sein, die den Bewerbungsprozess von der ursprünglichen Planung abweichen lassen können. Falls es zu Verzögerungen oder Abweichungen vom ursprünglichen Plan kommt, ist es von besonderer Bedeutung, diese verbindlich und aufrichtig zu kommunizieren und dabei eine angemessene Entschuldigung nicht zu vernachlässigen. Veränderungen sind zwar möglich, jedoch gibt es für den Bewerber nichts Unangenehmeres und für ein möglicherweise entstehendes Vertrauensverhältnis nichts Kontraproduktiveres als das kommentarlose Ignorieren zuvor gemachter Zusagen.
2. Ein präziser Vertragsentwurf als verbindliches Element.
Oft betreuen wir Auswahlprozesse, in denen Bewerber gleichzeitig an verschiedenen Verfahren teilnehmen. Insbesondere in solchen Situationen kann Zeit ein entscheidender Faktor sein, um einen potenziellen Mitarbeiter zu gewinnen. Zusätzlich zu einem verbindlichen Kennenlernprozess kann das Präsentieren eines konkreten Vertragsentwurfs am Ende eines abschließenden Gesprächs äußerst wirksam sein. Die Absicht, den Bewerber zu gewinnen, nimmt auf diese Weise eine äußerst klare Form an.
Dies bedarf im Vorfeld natürlich einer genauen Abstimmung der Beteiligten und Erfahrung der Interviewer, beispielsweise in Bezug auf die Frage, wer zum Unternehmen beziehungsweise auch in die betreffende Abteilung passt, ob noch andere Kandidaten potentiell in Frage kommen und so weiter. Natürlich erfordert dies eine präzise Koordination der Beteiligten im Vorfeld und eine gute Vorbereitung der Interviewer. Das betrifft unter anderem die Frage, welche Person zum Unternehmen oder zur spezifischen Abteilung passt und ob es noch andere potenzielle Kandidaten gibt. Die Vorbereitung des Vertragsentwurfs erfordert ebenso eine sorgfältige Planung und sollte gegebenenfalls einen Abschnitt enthalten, der auf die Wirksamkeit des Dokuments unter Vorbehalt interner Zustimmungen (z. B. durch den Betriebsrat) hinweist. Es ist besonders wichtig, bereits im Vorfeld, beispielsweise während des ersten Gesprächs, finanzielle Rahmenbedingungen mit dem Bewerber zu besprechen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Anstelle der Übergabe eines schriftlichen Vertrags kann auch die zeitnahe Übermittlung eines Letter of Intent (unverbindliche Absichtserklärung) mit detaillierten Vertragsinformationen am selben Tag oder am darauf folgenden Tag verbindlich wirken.
In der Praxis gibt es durchaus auch Prozesse, die sich in die Länge ziehen können. Auch hier ist es entscheidend, in den Aussagen verbindlich zu sein. Termine, die zugesagt wurden, nicht einzuhalten oder sich überhaupt nicht mehr zu melden, ist besonders in der aktuellen Marktsituation absolut inakzeptabel.
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